Användaravtal för webbtjänsterna Horsemanager och Vetmanager

Version 5.0, 2024-03-18

Beskrivning av tjänsten

Horsemanager är en webbtjänst för att sköta administration runt hästföretagande. Mycket är gratis, det finns tilläggsmoduler för tex hovslagare och ridskolor som kostar pengar. Veterinärmodulen i Horsemanager är till för journalföring och administration för veterinärer. Det går att arbeta med veterinärmodulen i ett mer anpassat gränssnitt genom att gå in på tjänsten via vetmanager.se istället för via horsemanager.se. Vetmanager och Horsemanager är alltså samma tjänst. De som vill använda tjänsten registrerar ett konto för sin verksamhet. Ett sådant konto kallas gård i Horsemanager och praktik i Vetmanager. (Nedan används begreppet gård för både gård och praktik.) Dessutom skapas ett personligt inloggningskonto. Under gården kan man skapa fler personliga inloggningskonton för personal, kunder och i förekommande fall ridelever. Horsemanager och Vetmanager, nedan kallat tjänsten drivs av JEB AB.

Avtalsparter

Detta avtal reglerar förhållandet mellan JEB AB, 559018-5889, Knavravägen 7, 443 61 Stenkullen, nedan kallat JEB och användare av tjänsten, nedan kallat användare.

Registrering och inloggning

Den som vill använda tjänsten registrerar sig som användare och skapar en gård. För detta krävs en mailadress. För att använda veterinärmodulen och Vetmanager krävs dessutom BankID och att användarens personnummer registreras. Om användaren vill prova tjänstens funktioner kan hen skapa en testgård. I en sådan kommer användaren inte kunna göra något som kostar pengar, dessutom kommer alla mail som genereras från testgården skickas till användarens mailadress. Endast i testgårdar är det tillåtet att uppge fingerade uppgifter om gården och användare. Är gården inte en testgård ansvarar användaren för att de uppgifter som lämnas är korrekta, det är alltså inte tillåtet att registrera sig under falskt namn. Alla inloggningskonton är personliga. Det är inte tillåtet med gemensamma inloggningskonton för tex personalgrupper, reception mm. Inloggningsuppgifter får inte delges andra personer. Varje användare ansvarar för att ha ett lösenord med rimlig säkerhet och att inte andra personer arbetar under användarens användarkonto.

GDPR

Den som registrerar en gård blir personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som lagras under gården. Det går i efterhand att ändra personuppgiftsansvarig till en annan användare på gården. Genom att skriva in sina personuppgifter i tjänsten medger man att de lagras och används. JEB AB är personuppgiftsansvarig för personuppgifter i tjänsten som inte härrör sig till någon gård samt personuppgiftsbiträde, se bilaga nedan. Känsliga personuppgifter kan enbart registreras av den person som personuppgifterna gäller. Genom att själv skriva in sina känsliga personuppgifter ger man samtidigt samtycke för registrering av dem. Hur personuppgifter hanteras framgår i dessa länkar: Personuppgifter i Horsemanager, Personuppgifter i Vetmanager Om gården behandlar personuppgifter i större omfattning eller på annat sätt än vad som framgår i länkarna är det gårdens ansvar att informera berörda samt att se till att hanteringen är i enlighet med GDPR.
JEB säljer inte personuppgifter till tredje part, men personuppgifter kan kommuniceras till tredje part i samband med tjänstens ordinarie funktion tex till försäkringsbolag i samband med direktreglering, Riksidrottsförbunder och kommunen i samband med LOK-stöd.

För dikteringstjänsten finns information här: Data and Privacy for Speech-to-Text

JEB AB är personuppgiftsbiträde till gården, se personuppgiftsbiträdesavtalet nedan.

Cookies

Cookies eller så kallade kakor är små filer som webbplatser lägger på din dator för att kunna identifiera den. Med hjälp av identifieringen samlar vissa webbplatser in information om hur surfningen sker på datorn. Det gör inte tjänsten. Tjänsten använder cookies enbart för att ha koll på sessioner, dvs vem som för ögonblicket är inloggad på datorn.

Betalmoduler

Användaren kan välja att öka tjänstens omfattning genom att abonnera på moduler eller tillval för tex hovslagare, ridskola och veterinär. Vissa moduler/tillval kan ha en gratisperiod så användaren utan kostnad kan prova om funktionen passar användarens verksamhet. När eventuell gratisperiod tagit slut uppmanas användaren aktivt förlänga modulen/tjänsten. Sker inte det stängs modulen/tillvalet efter gratisperioden.

Förbrukningar

Det finns ett antal funktioner förutom moduler och tillval som kostar pengar, tex SMS, automatiska pappersbrev, kreditupplysningar mfl, dessa kallas förbrukningar. Priser finns i prislistan.

Fakturering

JEB skickar faktura via e-post en gång i kvartalet. Fakturan innehåller abonnemangskostnader för kommande kvartal samt tidigare förbrukningar. Betalningsvillkor 20 dagar, likviden skall finnas på JEBs bankkonto senast det datum som på fakturan anges som förfallodatum. Gårdar med förfallna obetalda fakturor stängs automatiskt då förseningen är 15 dagar.

Användares skyldighet om att hålla sig informerad

Generell information, även mycket viktig information, publiceras på tjänstens förstasida som användaren kommer till efter inloggning. Det är användarens skyldighet att läsa de nyheter och meddelanden som publiceras där.

Användarens uppsägning av abonnemang

Om användaren enbart nyttjar gratismodulen är det bara att sluta använda tjänsten. JEB har rätt att, utan att användaren tillfrågas, ta bort gårdar till vilka ingen loggat in på ett år. Om användaren har abonnemang skall uppsägningen ske via mail eller genom att modulen/tillvalet tas bort i tjänsten av användaren. Då kommer inga fler abonnemang för den uppsagda modulen/tillvalet faktureras. När betald period tar slut stängs modulen/tillvalet automatiskt. Obetalda fakturor, som omfattar abonnemang av modulen/tillvalet som skapats innan uppsägningen, måste betalas. Användaren väljer själv att inte generera fler förbrukningar. JEB har rätt att ta bort gårdens data som tillhör uppsagd modul/tjänst sex månader efter uppsägningen. Om data finns kvar och användaren åter vill aktivera modulen/tillvalet måste användaren betala abonnemangskostnaden från det att tjänsten sades upp.

JEBs uppsägning av tjänsten

Användare samt gård som bryter mot detta avtal kan sägas upp omedelbart av JEB. Användare som bryter mot detta avtal har inte rätt till återbetalning av erlagda avgifter och är skadeståndsskyldig mot JEB i den omfattning som gäller enligt svensk rätt.

Support

Support för tjänsten ges via det interna forumet samt i viss omfattning på telefon via supporttelefonnumret. Ridelevers supportbehov skall skötas av respektive gård. Frågor från elever som gården inte kan svara på tas upp i forumet.

Upphovsrätt, ägande av data

Upphovsrätten av tjänsten tillhör JEB. De data som ligger under respektive gård tillhör gården, personuppgifter tillhör av den som personuppgifterna gäller.

Ansvarsbegränsning

JEB ansvarar inte för skador som orsakas av användningen av tjänsten även om skadorna beror på fel i tjänsten. JEB ger inga garantier för oavbruten och störningsfri användning av tjänsten. JEB ansvarar inte för funktionaliteter i tjänsten som producerats av tredje parter eller för att dessa fungerar störningsfritt och utan avbrott.

Leverans

Tjänsten levereras till serverhallens nätverksanslutning. JEB tar inte ansvar för störningar av internetinfrastrukturen eller problem relaterade till uppkoppling, webbläsare eller utrustning hos gården. Användare förutsätts ha kunskap om hur man användre en webbläsare. Tjänsten kräver ganska lite bandbredd, men om mycket filer och inte minst DICOM-bilder skall laddas upp behöver gårdens anslutning och infrastruktur vara dimensionerad för detta.

Ändring av avtalet

Praktikens skyldighet att förbereda för avbrott i tjänsten

Datasystem utsätts kontinuerligt för attacker som kan göra tjänsten otillgänglig kortare eller längre tid. Det finns även andra anledningar till att tjänsten kan bli otillgänglig. Det åligger praktiken att ha planering för hur arbetet ska kunna fortgå vid driftstörningar.

JEB förbehåller sig rätten att ändra villkoren i detta användaravtal. Väsentliga ändringar kan endast ske under de två första månaderna i varje kvartal. Vid stora ändringar kan användarna tvingas godkänna avtalet på nytt. Vid uteblivet godkännande stängs tjänsten vid nästa kvartalsskifte. Vid väsentliga ändringar ökas första delen i detta avtals versionsnummer samt andra delen blir noll, vid ändringar som är korrigeringar, förtydliganden och liknande ökas andra delen i versionsnumret.

Fullständig reglering

Detta avtal utgör det fullständiga avtalet mellan parterna och ersätter alla tidigare muntliga och skriftliga uppgörelser, förslag eller annan kommunikation gjorda av parterna.

Tvist

Tvist som gäller detta avtal skall avgöras av svensk domstol i Göteborg.

Bilaga - Personuppgiftsbiträdesavtal

Parter

Personuppgiftsansvarig: gården, se definition i användaravtalet
Personuppgiftsbiträde: JEB AB, 559018-5889, etableringsland: Sverige

Redovisning av behandling av personuppgifter

JEBs behandling av personuppgifter redovisas på Behandling av personuppgifter i Horsemanager samt på Behandling av personuppgifter i Vetmanager.

Inledning

Båda parterna bekräftar att de undertecknade har fullmakt att ingå detta personuppgiftsbiträdesavtal som är en integrerad del av användaravtalet som tecknats mellan parterna. Detta avtal reglerar behandlingen av personuppgifter med anledning av vid var tid gällande användaravtal.

Definitioner

Definitionen av personuppgifter, särskilda kategorier av personuppgifter (känsliga personuppgifter), behandling av personuppgifter, registrerad, personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträdet är densamma som används i gällande dataskyddslagstiftning, inklusive den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR - General Data Protection Regulation), gällande i detta avtal samt i Europa från den 25 maj 2018 samt vid varje tidpunkt gällande nationell kompletterande lagstiftning, tillsammans nedan kallat ”Gällande Personuppgiftslagstiftning”.

Omfattning

Avtalet reglerar JEBs behandling av personuppgifter på uppdrag av gården och beskriver hur JEB ska säkerställa dataskydd, genom tekniska och organisatoriska åtgärder enligt gällande dataskyddslagstiftning.
Syftet med JEBs behandling av personuppgifter på uppdrag av gården är att uppfylla åtaganden enligt användaravtalet.
Detta avtal har företräde framför eventuella motstridiga bestämmelser om behandling av personuppgifter i användaravtal eller i andra avtal som ingåtts mellan parterna.

JEBs skyldigheter

JEB får endast behandla personuppgifter på uppdrag av och i enlighet med gårdens dokumenterade instruktioner. Genom att ingå detta avtal instruerar gården JEB att behandla personuppgifter på följande sätt:

1. endast i enlighet med gällande lag,
2. för att uppfylla alla förpliktelser enligt användaravtal,
3. som vidare specificerat genom gårdens normala användning av JEBs tjänster och
4. på så sätt som anges i detta avtal.

JEB har ingen anledning att tro att det finns lagstiftning som förhindrar att JEB följer de ovan angivna instruktionerna. JEB ska, efter att ha blivit medveten om det, informera gården i de fall gårdens instruktioner eller behandling, enligt JEB, strider mot gällande dataskyddslagstiftning.

De kategorier av personuppgifter som omfattas av behandling i detta avtal framgår i detta dokument.

JEB ska säkerställa konfidentialitet, integritet och tillgänglighet av personuppgifter enligt gällande personuppgiftslagstiftning. JEB ska genomföra systematiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå, med hänsyn tagen till den senaste tekniken och implementationskostnader i förhållande till den risk som behandlingen innebär, och typen av personuppgifter som ska skyddas.

JEB ska bistå gården med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, så långt det är möjligt med hänsyn tagen till typ av behandling och den informationen som är tillgänglig för JEB, för att uppfylla gårdens skyldigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning avseende förfrågningar från registrerade och allmänt dataskydd enligt dataskyddsförordningen artikel 32-36.

Om Gården behöver information om säkerhetsåtgärder, dokumentation eller annan information om hur JEB behandlar personuppgifter, och sådana förfrågningar innebär mer information än den standardinformation som tillhandahålls av JEB för att följa gällande dataskyddslagstiftning som personuppgiftsbiträde, och det innebär mer arbete för JEB, kan JEB debitera gården för sådana ytterligare tjänster.

JEB och dennes personal ska säkerställa konfidentialitet av personuppgifter som behandlas under detta avtal. Detta villkor gäller även efter att avtalet upphört att gälla.

JEB ska, genom att skyndsamt och utan onödigt dröjsmål meddela gården, göra det möjligt för gården att uppfylla de rättsliga krav som gäller för information till relevanta dataskyddsmyndigheter och registrerade rörande personuppgiftsincidenter.

Gårdens skyldigheter

Genom att underteckna detta avtal bekräftar gården att gården:

• vid användning av de tjänster som tillhandahålls av JEB enligt användaravtal, behandla personuppgifter i enlighet med kraven i gällande dataskyddslagstiftning.
• har rättslig grund att behandla och utlämna de aktuella personuppgifterna till JEB (inklusive eventuella underbiträden som JEB använder).
• är ensamt ansvarig för riktigheten, integriteten, innehållet, tillförlitligheten och lagenligheten av de personuppgifter som lämnats till JEB.
• har uppfyllt alla eventuella obligatoriska krav och skyldigheter att anmäla hos eller få tillstånd från relevanta myndigheter för behandlingen av personuppgifter.
• har fullgjort sina skyldigheter att tillhandahålla relevant information till registrerade avseende behandling av personuppgifter enligt gällande personuppgiftslagstiftning.
• instämmer i att JEB har lämnat garantier avseende implementeringen av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som är tillräckliga för att skydda registrerades integritet och personuppgifter.
• vid användning av de tjänster som tillhandahålls av JEB under användaravtalet inte överföra några känsliga personuppgifter, eller uppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser till JEB. Sker sådan överföring kan inte JEB hållas ansvarig för felaktig behandling av dessa känsliga personuppgifter.
• ska upprätthålla ett uppdaterat register över de typer och kategorier av personuppgifter som denne behandlar utöver de som anges ovan i länkarna i stycket "Redovisning av behandling av personuppgifter".

Användande av underbiträden och överföring av data

Som en del av leveransen av tjänster till gården enligt användaravtalet och detta avtal, kan JEB använda sig av underleverantörer i rollen underbiträde. Sådana underbiträden kan vara systerbolag till JEB AB eller externa underleverantörer (tredje part) inom eller utanför EU. JEB ska säkerställa att eventuella underleverantörer utanför EU samtycker till att åta sig ansvar som motsvarar de skyldigheter som anges i detta avtal.

Nuvarande underleverantörer med tillgång till personuppgifter publiceras enligt "Redovisning av behandling av personuppgifter" ovan, vilka genom detta avtal har accepterats som underbiträden av gården.

Gården kan när som helst begära en fullständig översikt och mer detaljerad information om de underleverantörer som är involverade i leverans av tjänsten enligt användaravtalet. Om underleverantörerna finns utanför EU ska JEB säkerställa att överföring sker enligt gällande personuppgiftslagstiftning. Gården ger härmed JEB behörighet och befogenhet för att säkerställa lämpliga rättsliga grunder för överföring av personuppgifter utanför EU på gårdens uppdrag, t ex genom att för gårdens räkning underteckna EU-standardavtalsklausuler eller överföra Personuppgifter i enlighet med EU/ US Privacy Shield.

Säkerhet

JEB har åtagit sig att tillhandahålla en adekvat säkerhetsnivå i sina produkter och tjänster. JEB tillhandahåller säkerhetsnivån genom organisatoriska, tekniska och fysiska säkerhetsåtgärder, i enlighet med kraven på informationssäkerhet som beskrivs i dataskyddsförordningen artikel 32.

Varaktighet och uppsägning

Detta Avtal är giltigt så länge som JEB behandlar personuppgifter på uppdrag av gården enligt gällande användaravtal. Avtalet gäller så länge JEB lagrar personuppgifter för gården.
JEB kan behålla personuppgifter efter att avtalet har upphört, i den utsträckning det krävs enligt lag, med samma typ av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som beskrivs i detta avtal.

Ansvar

Ansvaret för överträdelse av villkoren i detta avtal, ska regleras av ansvarsklausuler i användaravtalet.

Tillämplig lag och jurisdiktion

Detta avtal är underkastat tillämplig lag och den jurisdiktion som anges i respektive användaravtal mellan parterna.

Kategorier av personuppgifter och registrerade

Då JEBs tjänster medger att gården behandlar godtyckligt data inom tjänsterna är det inte möjligt att fullständigt redovisa de kategorier av registrerade och personuppgifter som omfattas av behandling. Benhandling av registrerade och personuppgifter utöver vad som beskrivs i länkarna även åligger gården att registrera och informera om.

Gården får inte överföra några känsliga personuppgifter till JEB. Sker sådan överföring kan inte JEB hållas ansvarig för felaktig behandling av dessa känsliga personuppgifter.
Uppgifter om ridelevs eventuella sjukdomstillstånd/funtionshinder som ridläraren behöver känna till kan inte registreras av gården, endast av eleven själv som därmed lämnar sitt medgivande.
Känsliga Personuppgifter definieras i gällande personuppgiftslagstiftning, dvs:

• ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse,
• uppgifter om hälsa,
• uppgifter om en persons sexualliv eller sexuell läggning,
• medlemskap i fackförening,
• genetiska uppgifter eller biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person (längd och vikt på ridelev går bra att överföra)

Inte heller får gården överföra personuppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser.